Privacy statement

Privacy statement 

mei 2018

Privacy en veiligheid

Wie zich bij ons inschrijft voor een cursus, les of workshop, zal zijn of haar persoonlijke gegevens moeten achterlaten. Dit geldt ook voor iedereen die bij ons een ruimte huurt, komt werken, kaartjes komt kopen of iedereen die onze nieuwsbrief wil ontvangen.

Cultuurkust respecteert de privacy van zowel gebruikers van haar website, haar gasten, personeel en andere relaties  en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. De bescherming van uw privacy bij het verwerken van uw persoonlijke gegevens is een belangrijke zaak, waaraan wij tijdens onze bedrijfsprocessen speciale aandacht besteden.

U moet erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaan. We vertellen daarom graag waarvoor we deze gegevens nodig hebben en wat we verder met uw gegevens doen.  Persoonsgegevens die worden verzameld, worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. De persoonsgegevens worden opgeslagen op beveiligde servers.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming

Iedere organisatie is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van een privacybeleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

  • Vanaf 25 mei 2018 de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Met ons privacybeleid geven wij zo goed mogelijk invulling aan deze wettelijke kaders.

Uitgangspunten

Cultuurkust gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. Cultuurkust houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

  • Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

  • Grondslag en doelbinding

Cultuurkust zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtmatige grondslag verwerkt.

  • Dataminimalisatie

Cultuurkust verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Cultuurkust streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

  • Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om administratieve taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

  • Integriteit en vertrouwelijkheid

Cultuurkust gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Medewerkers mogen de gegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor de gegevens verzameld zijn. Daarbij zorgt Cultuurkust voor passende beveiliging van persoonsgegevens.

  • Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Cultuurkust afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet en worden vastgelegd in verwerkersovereenkomsten. Cultuurkust verkoopt nooit persoonsgegevens aan derde partijen.

  • Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

  • Rechten van betrokkenen

Cultuurkust honoreert alle rechten van betrokkenen.

Praktische uitwerking

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze cursisten, personeel, geïnteresseerden, deelnemers aan projecten en workshops, bezoekers van voorstellingen of festivals,  ZZP-ers waarmee wij samenwerken, contactpersonen bij scholen of andere instellingen, ouders (lesgeldplichtigen) in het geval van minderjarige cursisten en huurders.

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens altijd vanuit een rechtmatige grondslag. Vaak verwerken wij persoonsgegevens omdat dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met een klant, een personeelslid, een zelfstandige of een huurder. Denk hierbij aan gegevens die noodzakelijk zijn voor de facturering, communicatie over de lessen (planning e.d.) of voorstelling,  en verbetering van onze dienstverlening. Verder verwerken wij enkele persoonsgegevens wegens een wettelijke verplichting (personeel). Indien we persoonsgegevens voor andere dan deze doelen willen gebruiken, zullen we toestemming vragen aan de betrokkenen.

Gegevensverwerking via website Cultuurkust en Ticketshop:

Via de website van Cultuurkust en via onze Ticketshop verzamelen wij persoonsgegevens van personen die bij Cultuurkust cursussen, lessen en workshops volgen en kaarten kopen. Deze gegevens verwerken wij voor de volgende doeleinden:

  • om hen te kunnen informeren over cursussen, lessen, workshops, hen te kunnen informeren over eventuele wijzigingen, de door hen gekochte kaarten te kunnen toesturen en om hen nader te kunnen informeren met betrekking tot de voorstelling (bijvoorbeeld om wijzigingen met betrekking tot de voorstelling door te geven);
  • voor direct marketing activiteiten van Cultuurkust, in het bijzonder om hen te kunnen informeren over Cultuurkust, de cursus/workshop die men volgt, informeren over nieuw aanbod cursussen/workshops, voorstellingen waarvoor Cultuurkust kaarten verkoopt en (andere) producten en diensten, en om deze informatie af te stemmen;
  • om het online magazine van Cultuurkust toe te kunnen sturen aan diegene die zich daarvoor heeft aangemeld;
  • voor statistische, analyse- en onderzoeksdoeleinden; NB Cultuurkust maakt geen gebruik van cookies.
  • om uitvoering te kunnen geven aan eventueel op Cultuurkust van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen.


Welke middelen gebruiken wij voor het verwerken van persoonsgegevens?

Wij maken gebruik van gerenommeerde administratiesystemen voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarnaast maken wij gebruik van Social Media (hierop worden foto’s geplaatst). Docenten maken vaak gebruik van mailgroepen en andere middelen om met hun leerlingen in contact te blijven. Met de leveranciers van de systemen die wij gebruiken sluiten wij verwerkersovereenkomsten af.

Welke gegevens worden verwerkt?

Van geïnteresseerden verwerken wij over het algemeen:

  • Naam
  • E-mail adres

Verder verwerken wij van zelfstandigen en huurders bovenstaand plus:

  • Telefoonnummer
  • Adres
  • IBAN

Daarbij verwerken wij van cursisten bovenstaand plus:

  • Geboortedatum
  • Naam ouders (indien minderjarig i.v.m. de betaling)
  • Geslacht

Aanvullend verwerken wij van personeel bovenstaand plus:

  • Geboortedatum
  • Nationaliteit
  • BSN
  • Burgerlijke stand
  • Diploma’s
  • VOG’s
  • Documentnummer

Daarnaast verwerken wij ook veel foto’s voor PR doeleinden.

Wanneer vragen wij om toestemming?

Bij het inschrijven van een cursus of het bestellen van kaarten via de website vult u zelf uw gegevens in op een speciaal elektronisch formulier van Cultuurkust, en wordt u via een “opt-in” de mogelijkheid geboden aan te geven dat u via e-mail informatie van Cultuurkust wilt ontvangen over Cultuurkust,  cursussen, workshops, de voorstellingen waarvoor Cultuurkust kaarten verkoopt en de (andere) producten en diensten van Cultuurkust. Indien u ervoor kiest geen gebruik te maken van deze “opt-in” mogelijkheid, ontvangt u van Cultuurkust geen e-mails, anders dan e-mails die betrekking hebben op de cursus die u volgt of voorstelling waarvoor u kaarten heeft gekocht (wijziging van aanvangstijd of zaal, afgelasting etc.).

Iedere keer dat wij u per e-mail een boodschap sturen voor direct marketing doeleinden wordt u via een afmeldlink de mogelijkheid geboden ervoor te zorgen dat u wordt verwijderd uit het bestand dat Cultuurkust gebruikt voor direct marketing activiteiten per e-mail. Als dat niet lukt, kunt u een brief of e-mail naar onze administratie sturen. Uw afmelding wordt zo snel mogelijk verwerkt. 

Cultuurkust laat regelmatig reportages maken van cursussen, lessen en voorstellingen. Deze foto’s en films kunnen gebruikt worden voor publicitaire doeleinden van Cultuurkust. Met het ondertekenen van het inschrijfformulier verklaart de cursist (of zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger) akkoord te gaan met de publicatie van dit materiaal. Indien de gefotografeerde onder de 18 jaar is of indien de foto binnen het portretrecht valt vraagt Cultuurkust explicit toestemming voor het gebruik bij publicitaire doeleinden. Cursisten die niet gefotografeerd en/of gefilmd willen worden, kunnen dit ter plekke kenbaar maken bij de fotograaf/filmer. Ook behoud de gefotografeerde altijd het recht bezwaar aan te tekenen en te verzoeken foto en filmmateriaal te verwijderen. Voor het gebruik van foto’s die gemaakt zijn in de openbare ruimte wordt niet apart toestemming gevraagd, tenzij bovenstaand van toepassing is.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

De cursistenadministratie wordt 7 jaar bewaard. Personeelsgegevens worden bewaard zolang het dienstverband voortduurt. Na uitdiensttreding worden deze gegevens nog 2 jaar bewaard. CV’s en sollicitatiebrieven (niet van personeel) worden hooguit 1 jaar bewaard.

Wie heeft er toegang tot de persoonsgegevens?

Alleen het personeel dat is belast met de verwerking van de persoonsgegevens heeft ook toegang tot de persoonsgegevens. Verder hebben de leveranciers van onze softwarepakketten toegang. Met hen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten. Voor iedereen die werkt met persoonsgegevens geldt een geheimhoudingsplicht.

Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd?

Ons netwerk en onze systemen zijn allen beveiligd met wachtwoorden die regelmatig veranderd worden. Daarnaast worden kasten en kantoren fysiek afgesloten. Op de hardware en in de communicatie tussen de servers/cliënten/office365 zit encryptie.

Welke rechten heeft u als betrokkene?

Als betrokkene heeft u volgens de AVG het recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit, het recht van bezwaar en het recht om niet onderworpen te worden aan automatische individuele besluitvorming (profiling). Cultuurkust doet niet aan profiling. Indien u van één van deze rechten gebruik wilt maken, kunt u contact opnemen met communicatie@cultuurkust.nl

Contact
Voor vragen over het privacybeleid van Cultuurkust en in verband met de verwerking door Cultuurkust van uw gegevens, kunt u zich richten tot onze administratie.

  • Cultuurkust
  • Klooster 4
  • 3841 EN Harderwijk

Overeenkomsten met betrekking tot uw gegevens worden altijd schriftelijk aangegaan met partijen die bevestigen dat zij zich aan de geldende wettelijke bepalingen zullen houden.

Wijzigen statement
Dit privacystatement kan door Cultuurkust  worden aangepast. Het aangepaste reglement geldt vanaf de datum van publicatie op de website van Cultuurkust.